Een bedrijfsevenement organiseren vraagt om voorbereiding, inspelen op bedrijfsmatige wensen en een gedegen uitvoering. De organisatie van een dergelijk evenement verschilt niet veel van het organiseren van een particuliere gebeurtenis, maar er komen toch een aantal bedrijfsmatige overwegingen bij kijken. In deze blog bespreken we 7 stappen die je kunt ondernemen om een geslaagd bedrijfsevenement te organiseren.
1. Bepaal het doel van het evenement
Wat wil je bereiken met het evenement? Wil je de naamsbekendheid van het bedrijf vergroten? Wil je nieuwe klanten werven? Of wil je het bedrijfsspelers een leuke dag bezorgen? Het is belangrijk om het doel van het evenement vast te stellen, zodat je de rest van de organisatie hierop kan aanpassen.
2. Bepaal het budget
Het budget is een belangrijke factor bij het organiseren van een bedrijfsevenement. Bedenk van tevoren hoeveel geld je kwijt wilt zijn aan het evenement en maak een inschatting van de kosten. Denk bijvoorbeeld aan de kosten van de locatie, catering, entertainment, vervoer, etc.
3. Bepaal het aantal gasten
Bedenk hoeveel gasten je wilt uitnodigen voor het evenement. Het aantal gasten bepaalt mede de keuze van de locatie en de catering. Je wilt natuurlijk niet dat er te veel of te weinig mensen zijn.
4. Kies een geschikte locatie
De locatie is een belangrijk aspect van het evenement. Kies een locatie die aansluit bij het doel en het budget. Denk bijvoorbeeld aan een restaurant voor een netwerkevenement of een sporthal voor een bedrijfsevenement met een sportieve inslag.
5. Regel de catering
Catering is een belangrijk onderdeel van het evenement. Zorg ervoor dat er voldoende en gevarieerde catering is, zodat alle gasten iets naar hun smaak kunnen vinden. Ga je op een afgelegen locatie zitten? Dan is het slim om een koelcontainer te gebruiken. Een koelcontainer huren doel je gemakkelijk online. Hierdoor kan je al het eten en drinken gemakkelijk koel houden!
6. Regel de entertainment
Entertainment is niet noodzakelijk, maar kan het evenement wel een stuk leuker maken. Denk bijvoorbeeld aan een band, een DJ, een fotograaf of een clown.
7. Zorg voor een goede uitvoering
Een goede uitvoering van het evenement is essentieel voor het succes ervan. Zorg ervoor dat alles goed geregeld is en dat er voldoende mensen zijn om alles in goede banen te leiden.
Als je deze 7 stappen volgt, ben je goed voorbereid om een geslaagd bedrijfsevenement te organiseren. Vervolgens is het ook slim om achteraf om feedback te vragen zodat je het de volgende keer nog beter kan doen!